Firma zależna od właściciela. 7 sygnałów, które trudno zauważyć na co dzień

Po tygodniu nie pamiętasz już urlopu?

Jest koniec września. Wakacje dopiero się skończyły, a podczas jednego ze spotkań networkingowych kilka razy usłyszałam podobne zdanie:

Minął tydzień od mojego powrotu, a ja już zapomniałem, że byłem na urlopie.

Zatrzymałam się przy nim.

Nie powiedziała tego jedna osoba. Mówili to właściciele różnych firm. Ludzie, którzy wyjechali, odpoczęli, spędzili czas z rodziną. A potem wrócili do pracy i niemal natychmiast znaleźli się z powrotem w tym samym miejscu:

• telefony,
• pytania pracowników,
• decyzje do podjęcia,
• rzeczy do sprawdzenia,
• problemy klientów,
• sprawy oznaczone jako pilne.

Po kilku dniach od urlopu nie został nawet ślad.

Nie dlatego, że nie potrafią odpoczywać.

Nie dlatego, że źle zaplanowali wakacje.

Często dlatego, że po powrocie właściciel ponownie staje się centrum wszystkich najważniejszych spraw w firmie.

Jedna z osób powiedziała jeszcze coś, co zostało ze mną na dłużej:

Na dłuższym urlopie nie byłem już kilka lat. Rodzina wyjeżdża, a ja dojeżdżam do nich na weekendy.

Ktoś inny dodał:

Muszę być rano w firmie. Jeśli nie ustawię ludzi i nie rozdzielę zadań, wszystko leży.

I właśnie wtedy pojawia się pytanie:

Czy problemem jest brak czasu właściciela, czy może sposób działania całej organizacji?

‍

Firma działa. Tylko czy potrafi działać bez właściciela?

W wielu firmach wszystko wygląda dobrze.

Są klienci.

Są zamówienia.

Są pracownicy.

Są przychody.

A jednak właściciel ma poczucie, że nie może zniknąć nawet na kilka dni bez ciągłego sprawdzania telefonu.

Nie dlatego, że firma jest słaba.

Wręcz przeciwnie.

Często dlatego, że urosła do momentu, w którym dotychczasowy sposób zarządzania przestaje wystarczać.

Im bardziej firma się rozwija, tym więcej decyzji, informacji i odpowiedzialności zaczyna skupiać się wokół jednej osoby.

A gdy właściciel staje się centrum organizacji, wcześniej czy później zaczyna brakować czasu.

Na rozwój.

Na strategię.

Na budowanie zespołu.

A czasem nawet na zwykły odpoczynek.

7 sygnałów, że firma jest zbyt zależna od właściciela

1. Nie możesz naprawdę odłączyć się od pracy

Wyjeżdżasz, ale pozostajesz pod telefonem.

Sprawdzasz pocztę.

Odbierasz wiadomości.

„Na wszelki wypadek”.

Niby jesteś poza firmą, ale firma nadal jest w Tobie.

Jeżeli podczas urlopu bardziej zarządzasz niż odpoczywasz, warto zadać sobie pytanie, co dokładnie wymaga Twojej stałej obecności.

2. Każdy dzień zaczynasz od organizowania pracy zespołu

Rano odpowiadasz na pytania:

• co jest dziś najważniejsze,
• kto ma się czym zajmować,
• jakie są priorytety,
• co zrobić w nietypowej sytuacji.

Jeżeli większość tych informacji musi codziennie wychodzić od właściciela, firma może być bardziej zależna od Ciebie, niż Ci się wydaje.

Warto zadać sobie niewygodne pytanie:

Co wydarzyłoby się dziś rano, gdybym był niedostępny?

3. Delegujesz zadania, ale i tak wszystko sprawdzasz

To jeden z najczęściej pojawiających się tematów podczas rozmów z przedsiębiorcami.

Deleguję, ale i tak muszę sprawdzić.

Zawsze znajdę jakiś błąd.

Brzmi znajomo?

Problem nie zawsze oznacza brak zaangażowania albo kompetencji pracowników.

Czasem oznacza, że w firmie nie zostały jasno określone oczekiwania, odpowiedzialność albo sposób podejmowania decyzji.

W efekcie właściciel wykonuje tę samą pracę dwa razy.

Najpierw deleguje.

Potem kontroluje.

4. Ludzie częściej przynoszą problemy niż rozwiązania

Pracownik przychodzi i mówi:

• klient ma zastrzeżenia,
• pojawił się problem,
• nie wiadomo, co zrobić,
• potrzebna jest decyzja.

I choć firma zatrudnia coraz więcej ludzi, ostateczna odpowiedzialność ląduje na biurku właściciela.

Po pewnym czasie taki sposób działania staje się normą.

Ludzie przyzwyczajają się do pytania.

Właściciel przyzwyczaja się do odpowiadania.

A firma traci samodzielność.

5. Większość decyzji wraca do jednej osoby

Nawet jeśli masz kierowników, liderów czy doświadczonych pracowników.

W praktyce wiele spraw kończy się pytaniem:

Jak Ty uważasz?, Co ostatecznie robimy?

To sygnał, który warto potraktować poważnie.

W Teorii Ograniczeń zakłada się, że wynik całego systemu zależy od jego największego ograniczenia. W wielu rozwijających się firmach takim ograniczeniem nie jest sprzedaż, rynek czy konkurencja. Bywa nim przeciążony właściciel, przez którego przechodzą najważniejsze decyzje.

Nie dlatego, że pracuje za mało.

Wręcz przeciwnie.

Dlatego, że firma ( pracownicy) nauczyli  się opierać na jego dostępności.

6. Nie masz czasu na rozwój firmy

To moment, który zwykle najbardziej mnie niepokoi.

Właściciel mówi:

Nie mam czasu na nic.

Nie wiem, gdzie miałabym znaleźć jeszcze godzinę tygodniowo.

Jeżeli nie masz czasu na myślenie o przyszłości firmy, rozwijanie ludzi czy porządkowanie sposobu działania organizacji, to znak, że bieżące sprawy zajęły całą dostępną przestrzeń.

A firma nie rozwija się wtedy, gdy właściciel gasi kolejne pożary.

Rozwija się wtedy, gdy ktoś ma czas spojrzeć kilka kroków do przodu.

7. Po kilku dniach pracy zapominasz, że byłeś na urlopie

To sygnał, od którego zaczęliśmy.

I być może najważniejszy.

Bo nie mówi już o pojedynczym problemie.

Pokazuje cały system.

Jeżeli po kilku dniach wracasz do dokładnie tego samego poziomu przeciążenia co przed wyjazdem, warto zatrzymać się na chwilę i zadać sobie pytanie:

Czy rzeczywiście problemem jest brak czasu?

A może problem znajduje się gdzie indziej?

Dlaczego firma staje się zależna od właściciela?

To moment, w którym wielu przedsiębiorców dochodzi do prostego wniosku:

Muszę znaleźć lepszych ludzi.

Czasami rzeczywiście jest to część problemu.

Znacznie częściej jednak źródło znajduje się gdzie indziej.

Najczęściej obserwuję:

• niejasny podział odpowiedzialności,
• brak granic podejmowania decyzji,
• wiedzę skupioną w głowie właściciela,
• zbyt dużą liczbę spraw wymagających akceptacji jednej osoby,
• brak wspólnego sposobu działania.

W takich warunkach nawet bardzo zaangażowani pracownicy zaczynają pytać, konsultować i czekać na decyzje.

Nie dlatego, że nie chcą brać odpowiedzialności.

Często dlatego, że organizacja nie stworzyła im warunków do samodzielnego działania.

Z perspektywy Analizy Transakcyjnej można powiedzieć, że obie strony wpadają w dobrze znany schemat.

Właściciel przyzwyczaja się do tłumaczenia, kontrolowania i podejmowania decyzji.

Pracownicy przyzwyczajają się do pytania i oczekiwania wskazówek.

Nikt nie robi tego celowo.

Ale z czasem taki sposób funkcjonowania zaczyna ograniczać rozwój firmy.

Ćwiczenie na ten tydzień: sprawdź, ile decyzji wraca do Ciebie

Przez kilka kolejnych dni obserwuj:

• z jakimi pytaniami przychodzą do Ciebie ludzie,
• kiedy proszą o zgodę,
• jakie decyzje wracają na Twoje biurko,
• które zadania wymagają Twojej dodatkowej kontroli,
• jakie problemy regularnie trafiają właśnie do Ciebie.

Nie szukaj jeszcze rozwiązań.

Po prostu obserwuj.

Bardzo często już sama taka analiza pokazuje, że problem nie wynika z braku czasu właściciela.

Problem znajduje się w sposobie organizacji pracy, przepływie informacji albo podejmowaniu decyzji.

A to są zupełnie inne wyzwania niż przepełniony kalendarz.

Od czego zacząć, jeśli wszystko przechodzi przez właściciela?

Nie od nowego systemu.

Nie od kolejnego szkolenia.

Nie od sztucznej inteligencji.

Na początek warto zrozumieć, gdzie naprawdę znajduje się źródło przeciążenia.

Które decyzje wymagają Twojego udziału?

Które tylko przyzwyczailiście się do Ciebie kierować?

Które zadania wracają do kontroli?

Które procesy istnieją wyłącznie w głowach pojedynczych osób?

Dopiero kiedy zobaczysz cały obraz, można zdecydować, co rzeczywiście wymaga zmiany.

Firma nie musi działać bez Ciebie. Nie powinieneś być niezbędny

Jeżeli po tygodniu pracy nie pamiętasz już, że byłeś na urlopie, nie jesteś wyjątkiem.

Słyszę to coraz częściej od właścicieli małych i średnich firm.

I rzadko okazuje się, że problemem jest sam urlop.

Znacznie częściej okazuje się, że firma nadal potrzebuje właściciela do zbyt wielu rzeczy.

A kiedy wszystko przechodzi przez jedną osobę, wcześniej czy później staje się ona ograniczeniem dalszego rozwoju.

Dlatego warto spojrzeć szerzej.

Nie tylko na własny kalendarz.

Ale również na sposób działania firmy, podział odpowiedzialności i proces podejmowania decyzji.

Bo celem nie jest organizacja, która nie potrzebuje właściciela.

Celem jest organizacja, która nie potrzebuje go we wszystkim.

Ile decyzji wróciło dziś do Ciebie?

Jeżeli masz poczucie, że firma coraz bardziej zależy od Twojej obecności, nie zaczynaj od szukania kolejnych narzędzi.

Najpierw warto sprawdzić, co naprawdę powoduje, że zadania, decyzje i odpowiedzialność wracają do właściciela.

Podczas diagnozy organizacji analizuję firmę z trzech perspektyw:

• cele
• struktura
• ludzie

Dzięki temu można zobaczyć nie tylko objawy problemu, ale przede wszystkim jego źródło.

Umów rozmowę diagnostyczną i sprawdźmy, co naprawdę ogranicza rozwój Twojej firmy.

‍